Задание № 1. Проведите сравнительный анализ систем бумажного и электронного документооборота. Обозначьте преимущества и недостатки каждой из систем, сделайте вывод о более эффективной системе.
Под документооборотом понимают движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.[1]Различают три потока движения документации: исходящие, входящие и внутренние.
Значение слова «документ» происходит от латинского слова «docco», которое переводится как «извещаю», «учу». ГОСТ Р 51141 -98 дает такое обозначение термина «документ» : «документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
В наше время можно говорить о двух системах документооборота: бумажный и электронный. Бумажный документооборот зародился в те далекие времена, когда, мне кажется, самого термина «документооборот» еще не существовало. Прогресс шел вперед, и с развитием книгопечатания, развивалась и эта отрасль. Разрабатывались новые стандарты, которые позволяли систематизировать и унифицировать различные документы, и вообще весь документооборот в целом. Это упростило работу большинства служащих, а также позволило перейти на следующий этап развития документооборота – электронный документооборот. Рассмотрим каждый из них.
Бумажный документооборот это такой документооборот, который подразумевает размещение информации на бумажном носителе. При создании все же используется компьютерное оборудование, в то время как 20-30 лет назад применялись исключительно бумага и ручка, и позднее ручку заменила печатная машинка. Следовательно, в наше время нельзя говорить об истинно бумажном документообороте, так как в процессе применяются компьютер и интернет.
Из плюсов бумажного документооборота можно выделить:
- Доступность – даже в век технологий очень многие люди не умеют пользоваться компьютером. Обычно это люди в возрасте 45-50 лет и при этом они могут быть высококлассными специалистами в своей отрасли. Тогда им на помощь приходит обычная бумага (уж писать то все умеют). Также к этому пункту можно отнести то, что бумага всегда под рукой, так как не всегда есть возможность внести необходимые данные в электронную базу.
- Дешевизна – для бумажного документооборота отсутствует необходимость покупать дорогостоящую технику и лицензионное ПО, как для электронного, а также не нужно платить за обучение сотрудников. Самый минимум при работе — это бумага и ручка, в усовершенствованном варианте это компьютер в базовой комплектации, бумага и самый дешевый принтер.
- Экологичность – с одной стороны это сам материал, который является хорошо разлагаемым, с другой – использование такого материала в работе снижает вероятность различных заболеваний (от снижения зрения до вдыхания канцерогенов).
- Надежность – недаром говорят: «что написано пером – не вырубишь топором». В бумажных вариантах документов очень сложно, а подчас и невозможно внести запись «задним числом» или исправить какую-то информацию незаметно, а также информация на бумажном носителе более защищена от кражи и копирования, нежели электронный вариант. В последнем при желании «хорошие» специалисты могут скопировать информацию так, что об этом никто не узнает. Также такой способ хранения надежен в плане хранения самих документов (например, в архиве), так как в этом случае угрожать может лишь какое-нибудь очень серьезное стихийное бедствие (пожар, наводнение).
Из минусов можно выделить:
- Износостойкость – бумага не может служить много времени, что обусловлено материалом, из которого она изготовлена, поэтому при любом неосторожном действии либо ошибки записанных данных ее приходится утилизировать либо использовать не по назначению (как «оборотку», но, в конечном счете, все равно утилизировать).
- Экологичность – посмотрим на эту черту с другой стороны и видим, что такая полезная черта для нас обернулась для природы катастрофой, так как для изготовления бумаги вырубаются огромные площади деревьев, ведь, как мы знаем, бумагу изготавливают из древесины.
- Занимаемая площадь – чтобы хранить нужную документацию, необходимо много места, при этом тратятся средства для поддержания необходимой температуры и влажности в таких помещениях.
- Организация поиска – если в процессе работы копится много документов, то при необходимости что-то найти нужно пересмотреть вручную много документов, что занимает очень много времени и сил. Даже при наличии номенклатуры дел, может появиться необходимость поиска по каким-либо критериям, и придется все равно искать вручную.
- Трудности обмена данными – передача информации от одного объекта другому может занять много времени, а иногда и средств, и причинами могут быть как работа посредников, так и географическая удаленность.
Электронный документооборот – это не только движение документов, но и организация работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения и т.д. Рассмотрим электронный документооборот, то можно выделить такие плюсы:
- Простота передачи данных – нет нужды пользоваться услугами почты или курьера, все происходит в считанные минуты, при этом с одним и тем же документом могут работать несколько исполнителей.
- Физическое освобождение места – в первую очередь избавление от огромных архивов различной направленности, а также от обычных документов, которые при сильной загруженности имеют свойство скапливаться на столе и не только.
- Снижение затрат – снижаются как финансовые, так и трудозатраты на тиражирование, ввод данных, рассылка почтой, а также сопутствующие расходы.
- Сведение к минимуму возможность порчи и потери документов – также к этому пункту можно отнести возможность редактирования документа, без необходимости его распечатывать.
- Быстрый поиск нужного документа – тут как в интернете, ввел в поиск искомое значение и все сразу нашлось.
- Контроль исполнения – можно с легкостью контролировать работу исполнителей.
- Все вышеперечисленные пункты легко сводятся к одному, на мой взгляд, самому главному – повышение производительности труда.
Из минусов можно выделить:
- Ненадежность – я считаю, это самый главный и весомый аргумент противников электронного документооборота. При каких-либо неполадках данные могут быть испорчены или даже удалены, что на самом деле очень страшно, так как их будет очень сложно или даже невозможно восстановить.
- Вредность – при длительном нахождении за компьютером развиваются различные заболевания, так как идет большая нагрузка на весь организм, начиная от глаз и заканчивая ногами, и если при бумажном документообороте в работе нужно и копировать, и перемещать документы, то при электронном документообороте все в программе.
- Первичные траты на оборудование – как мы уже говорили, уменьшение трудозатрат это аргумент в пользу электронного документооборота, но чтобы его начать, нужно потратиться на необходимое оборудование и специальное ПО.
- Сложность в эксплуатации – чтобы работать в такого рода программах, необходима специальная подготовка сотрудников, а именно обучение работы с ним, что с одной стороны сузит выбор подходящих кандидатур, а с другой повлечет траты на обучение такого специалиста и его зарплату.
- Сложность перехода – это тоже немаловажный момент, так как обычно компании имеют большой круг лиц, с которыми ей необходимо сотрудничать по различным вопросам, и время перехода с одной системы на другую может стать временем упущенной выгоды.
Вывод
Я считаю, что нельзя с уверенностью сказать, какой тип документооборота лучше. Это прогресс. Сначала была лошадь, потом появилась машина и мы не можем говорить, что лошадь хуже, а машина лучше, просто время идет, все совершенствуется. Получается, что бумажный документооборот это первая ступень, электронный документооборот следующая, потом, возможно, будет и третья. С уверенностью можно сказать, какой на сегодняшний день документооборот в России – смешанный, так как практически повсеместно применяется интернет для передачи и обмена информацией, различные программы типа 1С, на многих предприятиях применяется оцифровка документов. Все это можно частично отнести уже к электронному документообороту. Но самое важное и главное все равно остается на бумаге.
…
С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов. Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается! Некоторые руководители, анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!
Неоспоримые достоинства электронного документооборота
Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:
• существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);
• организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;
• освободить офисные площади от груды бумаг;
• наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;
• наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форс мажоре, так и вследствие противоправных действий).
Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!
Незаменимость бумажных экземпляров документов
Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Речь, в частности, идет о:
• счетах-фактурах, трудовых договорах и других формализованных документах (то есть таких, требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенных КЭП (квалифицированной электронной подписью);
• доверенностях, договорах и некоторых других неформализованных документах, заверенных ЭП (простой электронной подписью).
Как мы видим, во всех перечисленных случаях упоминается электронная подпись. Она будет придавать документам юридическую силу, если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. Это соглашение, как показывает опыт, подписывается далеко не всегда. Если его нет, ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!
В качестве заключения
Итак, при сравнении электронного и бумажного документооборота организации мы приходим к выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так:
• нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной;
• к бумажным документам, на основе которых был создан электронный архив, нужно относиться максимально бережно.
Еще один совет: организуя работу с документами, пользуйтесь профессиональной помощью. По любым вопросам, касающимся электронного и бумажного документооборота организации, вы можете проконсультироваться у специалистов компании «Архивный Эксперт».
Библиографическое описание:
Латыпова, Р. Т. Проблема соотношения бумажного и электронного документооборота / Р. Т. Латыпова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 1 (105). — С. 405-408. — URL: https://moluch.ru/archive/105/24731/ (дата обращения: 12.03.2023).
С каждым днем электронные документы становятся все более привычными и массовым. Электронный документооборот получил распространение в банковской, страховой, аудиторской, проектной, консалтинговой, налоговой и других видах деятельности, а главное, в деятельности органов государственной власти.
Ключевые слова:электронные документы, документооборот, СЭД, ДОУ.
Сегодня переход к преимущественно электронному документообороту является одной из приоритетных государственных задач. Решение вопросов полномасштабного внедрения технологий работы с электронными документами и электронного документооборота в государственном масштабе идет очень быстрыми темпами. Трудности создает нереализованная в полном масштабе законодательно-нормативная регулирующая база. Перспективным представляется принятие ряда законов, например − «Об электронном правительстве», «Об электронном документе». Также необходимо распространение электронного документооборота в различных других сферах общества, что обеспечит создание единого информационного пространства в РФ, развития принципов информационного общества, совершенствования деятельности многочисленных структур общества.
Конечно, раскрыть все сферы применения электронного документа невозможно. Наибольшее распространение он нашел в государственной, банковской и налоговой деятельности. Но помимо этого, электронный документооборот становится важной составляющей и в образовании, медицине, науке и т. п., а главное составляющей ведения успешного бизнеса в организациях разных форм деятельности. Электронные документы постепенно становятся элементом хозяйственной деятельности многих организаций. Это обусловлено,прежде всего, спецификой носителя, а также характерными особенностями создания, передачи, хранения, размещения, обработки, использования, изменения электронной информации.
Внедрение электронного документооборота требует учитывать, где его использование запрещено, какие документы должны обязательно быть представленными в бумажном подлиннике, какие же эффективнее создавать в электронном виде.
Так, в кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме. При этом, ведение личных дел, к примеру, давно уже разделяется на оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Создание электронного архива связано с соблюдением ряда значимых условий: обеспечить целостность документов, аутентичность (подлинность) документов, доступность документов, т. е. должна сохраняться во времени возможность ознакомления с текстом документа. Тут необходимо помнить о развитии технологий и форматов файлов. Поэтому документы длительного хранения требуют наличия бумажного подлинника, у которого отсутствует вышеперечисленные проблемы (остается только трудность в обеспечении физической сохранности и наличия площадей хранения).
Электронные документы могут иметь различные носители информации, к которым они строго не привязаны (как с бумагой), существует возможность переноса информации с одного носителя на другой. Это создает следующий аспект их использования − они не могут быть восприняты в физическом виде, для восприятия таких документов требуется специальные средства (технические и программные).
Внедрение СЭД создает прямой эффект, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД. Прямой эффект достигается на разных стадиях. Это, прежде всего, регистрация документов в электронном виде, когда информация о документе заносится в регистрационно-контрольную форму в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (ДОУ), либо иные учетные формы с использованием электронных текстовых и табличных редакторов (Word, Excel и т. д.). Ведение учетных и регистрационных форм в электронном виде удобно для работы, уменьшает время заполнения таких форм, в отличие от бумажных журналов или карточек; возможно автообновление, наличие унифицированных шаблонов.
Достоинствами электронных записей являются возможности автоматической самоактуализации, а также использования готовых шаблонов, что безусловно уменьшает временные затраты на внесение регистрационных сведений. Поиск информации тоже осуществляется быстрее и оперативнее (5–10 % экономии рабочего времени) засчет возможностей поиска по ключевым словам в базах данных компьютера. При создании проекта документа удобнее и практичнее пользоваться электронными технологиями (общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5 % от их полного рабочего времени) благодаря возможностям простоты внесения в них изменений благодаря функции интерактивности, которая дает возможность вмешиваться в текст и структуру, производить по своему усмотрению перекомпоновку материала и делать добавления аудиальной, медиальной и прочих видов информации.
Подготовка и оформление проектов документов в настоящее время в некоторых организациях работа проходит традиционным способом, но документ в электронной форме создается с меньшим количеством грамматических, орфографических, стилевых и прочих ошибок благодаря использованию компьютерных шаблонов. Также в проект документа могут вноситься своевременно изменения, исправления, информация о которых в конечном варианте не будет отражена. Электронный документ можно использовать для создания других документов.
Многие документы можно после их принятия можно не переносить в бумажную форму, сохраняя их в первоначальном состоянии, закрепляя их юридическую силу путем применения электронной подписи [2]. Безусловно, это документы, не требующие удостоверения, наличия бумажного бланка с оттиском печати. Электронная подпись имеет преимущества по сравнению с собственноручной. Ее использование позволяет осуществлять контроль целостности документа, защищает его от изменения, подтверждает автора документа. Подпись может удостоверять как отдельный документ, так и сразу несколько. Кроме криптографической части, электронная подпись обязательно содержит минимальную информацию о подписавшем и некоторую техническую информацию. Для прикладного использования, электронная подпись может содержать дату и время подписания, сведения для дополнительных механизмов проверки подписи, расширенную информацию о подписавшем, его полномочия и отношение к подписываемым данным, комментарии, файлы, графическое изображение собственноручной подписи и другие, функционально востребованные, данные. С использованием электронной подписи связаны определенные сложности. Это обязательность наличия соответствующего программно-технического обеспечения, временная ограниченность использования, дороговизна. Также она независима от конкретного пользователя, поэтому, если ей завладеет посторонний, то отличить созданные им документы будет очень сложно, они будут идентичны.
Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят другие заинтересованные стороны. Наибольшее количество людей работают с документами на стадии их согласования. Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования (10–30 % экономии рабочего времени), особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах засчет возможности удаленного доступа работы над документом. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования. Использование электронного согласования позволяет:
сократить сроки согласования;
снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов и приложений;
облегчить работу с версиями документов;
обеспечить прозрачность процедуры согласования.
Получило распространение создание копий документов в электронном виде. Копии создаются путем имиджинга, т. е. процессу получения аутентичных изображений бумажных документов. Имиджинг является начальным этапом любой системы ввода документов и связан с процедурой сканирования. Сканеры позволяют оцифровывать изображения, а также предоставляют ряд дополнительных возможностей, таких как выравнивание страниц, конвертирование с улучшением качества, удаление шумовых и фоновых элементов, улучшение качества передачи текста и т. д.
СЭД предоставляют и такие возможности, как создание электронного архива. Электронный архив − это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде и являющийся частью системы электронного документооборота на предприятии [3, с 3].
Его преимущества, по сравнению с бумажным архивом:
удобный и быстрый поиск документов;
мгновенная выборка документов по заданным параметрам;
высвобождение офисных площадей от накопившихся документов;
защита документов от безвозвратной утраты или повреждения;
четкое разграничение доступа к документам;
быстрая отправка копий документов;
возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей.
Важной тенденцией является создание (в рамках СЭД или независимо от них) специальных хранилищ электронных оригиналов, обеспечивающих надежное хранение этих документов с учетом требований архивного дела. В то же время Росархивом начата работа по созданию в нашей стране федерального государственного архива электронных документов, который должен будет обеспечить централизованное хранение наиболее ценных электронных документов государства [4, с 11].
При хранении электронных документов нужно учитывать ряд аспектов. С одной стороны, такой документ не изнашивается, занимает меньше места, возможно хранение целого пакета документов благодаря большой информационной емкости его носителей. Из-за такого свойства, как добавление различных видов информации − мультимедийной, текстовой и пр., создаются и хранятся уникальные документы, которые невозможно хранить в бумажном виде. С другой, проблемы связаны с процедурами по обеспечению сохранности электронных документов.
Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов — это соблюдение определенного температурно-влажностного режима, выбор соответствующих носителей (зависит от вида хранимых электронных документов и их совокупного объема, предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа, характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения, требований по обеспечению аутентичности документов) и хранение информации в нескольких экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях.
Второй аспект связан с возникающими проблемами быстрой смены и устаревания аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.Такие технологические изменения нужно учитыватьпри организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10–15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей.
В долговременной перспективе возникают проблемы и воспроизведением электронных документов в понятной для человека виде, что зависит от применяемого программного обеспечения.
Существует несколько решений проблем, возникающих при долговременном хранении:
- Миграция — своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами;
- Конвертирование электронного документа в стандартный или открытый формат в целях обеспечения независимости документа от программного обеспечения;
- Создание «музеев». Для обеспечения сохранности и доступности электронных документов и их воспроизведения на оригинальном оборудовании это оборудование необходимо сохранять и поддерживать в работоспособном состоянии, то есть создавать «музеи»;
- Эмуляция. Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде;
- Копирование. Стратегия создания копий электронных документов на бумаге или микропленке [5].
Каждый способ имеет свои сложности. К миграции прибегают для обеспечения доступа к важной архивной информации, которая постоянно используется в организации. Но миграция это сложный и дорогостоящий процесс. При конвертировании наибольшее распространение получили форматы SGML, XML, RTF. Конвертирование позволяет перевести документы в широко используемый многими пользователями, доступный для различных программ формат. Эта стратегия подвергается критике, так как при конвертировании существует риск потери данных, а форматы устаревают. Стратегия, рекомендующая создание «музеев» устаревшей техники и программного обеспечения для воспроизведения документов на оригинальном оборудовании, слишком дорогостоящая, к тому же не гарантирует, что это обеспечение в нужный момент в случае необходимости будет работать. Эмуляция неэффективна, так как направлена на сохранение системы, иногда и в ущерб документам, их подлинности. Копирование возможно только при использовании информации, не зависящей от программного обеспечения и с простой структурой. Некоторые виды документов просто не смогут храниться в каком-то другом виде, кроме как в электронном (например, веб-страницы).
Таким образом, электронные документы засчет своих преимуществ использования нашли применение в различных областях и сферах деятельности человека. Электронный документооборот увеличивает возможности применения документов, повышает эффективность функционирования любой организации. Поэтому расширение электронного взаимодействия является неотъемлемой частью создания информационного общества и развития государства, что нашло отражение в проведении соответствующей политики по внедрению «электронного правительства». Необходимо учитывать особые свойства электронного документа при различных стадиях его жизненного цикла. Это требует решения технологических, нормативно-правовых, организационных проблем.
Литература:
- Фионова, Л. Р. Предоставление государственных услуг в электронном виде [Текст]/ Л. Р. Фионова, М. А. Катышева, А. Н. Медведев // Делопроизводство. — 2012. — № 1.
- Алексеев, А. Об ЭП для начинающих [Текст] /А. Алексеев// Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2013. — № 2.
- Журихин, Е. Электронный документооборот: возможности использования и внедрения [Текст]/Е. Журихин//Управляем предприятием — 2012 — № 12.
- Баласанян, В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству [Текст]/ В. Э. Баласян// Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2011. — № 9.
- Ларин, М. В. Обеспечение сохранности электронных документов [Текст]/ М. В. Ларин//Управляем предприятием. — 2012. — № 08.
Основные термины (генерируются автоматически): документ, электронный документооборот, электронный вид, электронная подпись, электронный документ, бумажный вид, программное обеспечение, электронный архив, бумажная форма, бумажный подлинник.
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.
Электронные документы
Раньше слово документы ассоциировались исключительно с какими-то важными бумагами такими как паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении брака. Но в современном мире, в век цифровых технологий в нашу жизнь прочно вошло понятие электронных документов. Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Существует далеко не одна классификация, выделяющая те или иные виды электронных документов. Поскольку сейчас их существует невообразимое множество. Выделяют текстовые, графические, анимационные, звуковые, мультимедийные файлы. То есть мы с ними сталкиваемся каждый день, иногда даже не замечая этого. В зависимости от степени доступности документ электронный может быть открытым и скрытым. Открытые электронные документы публичны, доступны для широкого круга лиц, так как не несут в себе никакой тайны. Обычно так выглядит информация на сайтах, лицензионные договоры, прайсы, бухгалтерская отчетность. Скрытые электронные документы может увидеть только ограниченное число людей, так как в них содержится конфиденциальная информация, порой представляющая собой коммерческую или даже государственную тайну. ГК РФ разрешено заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Это очень оптимизирует рабочий процесс и раздвигает границы бизнеса, так например, легко можно вести какие-то дела с иностранными коллегами. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, экземпляр договора, исходит от стороны сделки, для этого специально существует электронная подпись. Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.
Классификация электронных документов по отраслям также имеет место быть, тем более сегодня, когда электронный документооборот охватывает все больше сфер нашей деятельности. В каждой из отраслей используются как общепринятые, так и свои специфические документы. Например, в ритейле – счета-фактуры, акты выполненных работ.
С появлением электронных документов жизнь людей значительно облегчилась, особенно в разрезе их трудовой деятельности. На создание документа электронного уходит в разы меньше времени, его удобнее хранить, а поиск нужной информации, представленной в цифровом виде, занимает считанные минуты. Словом, у электронных документов масса преимуществ, и оценить их все по достоинству сегодня могут люди, работающие в самых разных сферах – от бухгалтерии до торговли, от энергосбытовых компаний до страховых. Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа. Однако очень важным моментом является целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.
- Роль золота в современных валютных отношениях
- Роль золота в современных валютных отношениях
- Bekanntschaft: es freut mich immer neue Menschen kennenzulernen
- Mein Besuch des Warenhauses
- Ist es leicht ein Geschenk für eine Freundin zu kaufen?
- Meine Arbeit/meine Pflichte im Büro
- Сущность и задачи прокурорского надзора
- Эволюция подходов к управлению организациями
- Глобальные угрозы человечеству в начале двадцать первого века
- Особенности мотивации и значимость её оценки в организации
- Нормы делового этикета для проведения совещания
- «Цифровая электронная подпись»
Сейчас электронные документы при сопровождении процессов управления применяются наряду с бумажными. При этом имеется ряд существенных отличительных характеристик электронного документа в сравнении с бумажным, которые диктуют необходимость выработки новых подходов к организации документооборота и процессов управления.
Прежде всего отметим, что и бумажные, и электронные документы как предмет управленческого труда имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации [82]. Рассмотрим здесь некоторые из них.
1. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. В отдельных случаях (когда не подразумевается машинная обработка информации) допустимо некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа. Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.
Требования к оформлению электронных управленческих документов определены пока в значительно меньшей мере и касаются в основном вопросов использования ЭЦП.
Помимо ЭЦП и других форм электронной подписи в целях контроля правомочного использования электронных документов возможно также применение так называемых «цифровых водяных знаков» [158]. Вместе с тем применение данного технологического новшества в управленческом документообороте пока нормативно не регламентировано.
В принципе требования к составу и оформлению реквизитов электронных документов могут быть более жесткими, чем для бумажных документов, так как при передаче по каналам связи и при обмене информацией между разными информационными системами (если не обеспечена совместимость программно-технических средств) передача информации может не состояться либо информация не будет доступной для восприятия человеком.
2. Время транспортировки документа. Это одна из главнейших характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и ее своевременное предоставление. Критичность времени доставки документа вызвала появление понятия «ускорение документооборота». Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т. п.).
Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.
3. Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию). Для бумажных документов она может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов.
Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Вместе с тем отпадает необходимость дублирования массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться информацией в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа в систему.
4. Удобство восприятия информации. Это качество пока в большей мере выражено у бумажных документов. За столетия существования письменности качественные характеристики бумажных документов (размер шрифта, форматы бумаги, качество печати и т. п.) постоянно совершенствовались.
Применительно к электронным документам также можно отметить их постоянное совершенствование, но по времени этот период гораздо менее продолжительный (исчисляется лишь несколькими десятилетиями) и процесс оптимизации восприятия информации еще далек от завершения. По восприятию некоторые электронные документы отчасти сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл «прокручивается» перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги, что необходимо учитывать при подготовке текстов для интернет-рекламы [98, с. 289].
5. Возможность работать с несколькими документами одновременно. Для руководителей и специалистов, занятых аналитической и творческой работой, это обстоятельство является довольно существенным. Вспомним ситуации, когда, работая с документами и печатными изданиями, сопоставляя их информацию, человек нередко обнаруживает особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочередном просмотре документов.
«Многооконная» работа с файлами также дает возможность одновременно работать с несколькими документами, хотя при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие при этом носит преимущественно логический характер, и не всегда возникает целостный взгляд на документ. Возможно, что по мере совершенствования компьютерной техники возможности одновременно работать с несколькими документами будут расширяться. В связи с этим даже легендарная личность компьютерного бизнеса Б. Гейтс вынужден был признаться, что он не является ортодоксальным «антибумажником», поскольку сам распечатывает многостраничные документы. По его мнению, «пока не произойдут революционные изменения в технологии плоских экранов…, – печатные книги и журналы по-прежнему будет удобнее читать и носить с собой, чем электронные носители информации» [91, с. 72].
6. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент. Эту возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Вместе с тем есть и особенности. На бумажном документе следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т. п., обычно остаются. К примеру, вспомним строки из «Евгения Онегина» А.С. Пушкина о том, что «хранили многие страницы отметку резкую ногтей».
В случае электронного документа, если позволяет формат его записи, требуемый фрагмент можно выделить (например, цветом, шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется.
7. Возможность сделать копию документа. В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от применяемых технических средств. Так, на бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотопленке копии могут быть получены с помощью средств фотографирования, микрофильмирования. Электронную копию бумажного документа можно получить путем сканирования.
В случае получения копии с электронного документа трудоемкость и затраты времени получения копии значительно уменьшаются. Так, можно либо скопировать файл, либо дополнительно распечатать документ, либо вывести информацию на микрофотоносители и т. п. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте, может быть размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников (например, корпоративные системы документооборота, корпоративные порталы и т. п.). В таком случае может отпасть необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.
8. Утомляемость при работе с документами (без учета характера и содержания информации). С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействованы несколько органов чувств: не только зрение, но и осязание, а иногда даже обоняние (вспомним, что в прошлом и позапрошлом веке светские дамы нередко наносили духи на свои письма).
Считается, что утомляемость при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными документами. Из органов чувств основная нагрузка приходится на зрение. Существуют рекомендации по оптимальной продолжительности времени, проводимого за компьютером, и перерывов в работе [49]. Вместе с тем по мере совершенствования компьютерной техники, в том числе мониторов, утомляемость при работе с электронными документами несколько уменьшается.
9. Необходимость специального оборудования рабочего места для восприятия информации. Для восприятия информации обычного документа на бумажном носителе специальных условий не требуется: достаточно лишь приемлемого освещения.
Для работы с электронными документами нужен компьютер, а при необходимости их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи снимает часть проблем.
10. Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком. Сохранность документов на бумажном носителе определяется довольно длительным периодом ее старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (к примеру, существует так называемая «бескислотная» бумага, срок стойкости которой исчисляется столетиями). Кроме того, важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, а также средства, используемые в матричных, струйных или лазерных принтерах, и т. п.) [170]. Для восприятия информации через длительное время не требуются специальные устройства для ее преобразования, достаточно знания языка, на котором написан текст документа.
При работе с электронными документами важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Отдельный комплекс вопросов связан с применением ЭЦП и сроком действия сертификата подписи. Отсюда возникает проблема перезаписи информации на другой носитель (миграции и конверсии) и подтверждения целостности и достоверности электронных документов. В числе других возможных (но не значит, что всегда приемлемых) способов хранения электронных документов иногда предлагают сохранять также соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами для выполнения информационных запросов) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.
При работе с бумажными документами для обеспечения их физической сохранности в архивах может создаваться фонд пользования (как на бумажных, так и на других носителях информации) или страховой фонд. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.
11. Информационная безопасность и защита информации. Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа может быть обеспечена физической недоступностью документа (например, хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т. п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах (передача под расписку), а также другими организационными мерами.
Для электронных документов эта задача решается использованием средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, использованием средств криптографической защиты информации, протоколированием действий пользователей и т. п. Отдельная проблема – техническая защита информации, в том числе от компьютерных вирусов и хакерских атак.
12. Сфера применения (бытования) документов. Документы на бумажных носителях в настоящее время применяются повсеместно. Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы.
С учетом перечисленных характеристик бумажных и электронных документов можно достаточно аргументировано ответить на следующие вопросы, часто являющиеся предметом оживленных дискуссий:
при получении электронных документов адресатами следует ли распечатывать их на бумажном носителе?
не является ли процедура распечатки электронного документа избыточной?
При внедрении информационных технологий сокращение бумажного документооборота не происходит автоматически. Так, по оценкам зарубежных специалистов, при внедрении электронной почты расход бумаги в некоторых офисах увеличивался примерно на 40 %. Это было связано с не всегда оправданной распечаткой электронных сообщений из-за привычки сотрудников работать с бумажными документами [167]. Поэтому желательно, чтобы в комплексе мероприятий по внедрению электронного документооборота в организации предусматривались также меры по оптимизации использования бумаги.
Отдельно выделим ситуации, касающиеся документационного обеспечения руководителей. Проблема заключается не только в том, чтобы приучить руководителей работать с электронными документами. Она намного сложнее и глубже.
Управленческий документооборот включает в себя не только те операции, которые могут быть автоматизированы, но и те, для которых обязательны восприятие информации человеком, ее оценка. Здесь важно принимать во внимание психологические аспекты восприятия, функциональную асимметрию правого и левого полушарий головного мозга, сочетание образного и логического мышления. Иногда руководителю высокого ранга при работе со слабоструктурированной информацией, отражающей многоаспектную управленческую ситуацию, лучше работать с бумажным документом. И, напротив, для восприятия структурированной и фактографической информации электронный документ может быть удобнее бумажного. Поэтому при внедрении электронного документооборота должна быть предусмотрена возможность при необходимости осуществлять распечатку документов, полученных в электронной форме, для доклада руководству.
Вместе с тем в условиях активизации применения современных информационных технологий все больше руководителей разных рангов отдают предпочтение непосредственной работе с системами электронного документооборота, включая собственноручный ввод поручений (резолюций), виз и использование электронных аналогов подписи.
Таким образом, традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Соответственно нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения «Постоянно», поступающие затем в государственные архивы). С другой стороны, можно использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества.
В то время как за многовековую историю своего существования документы на бумажном носителе обрели относительную устойчивость своих характеристик, электронные документы как явление и предмет управленческого труда находятся еще в начальных фазах своего развития, поэтому их характеристики будут развиваться дальше. И, как можно было наблюдать за последние два десятилетия, это развитие происходит все более ускоряющимися темпами (синхронно развитию современных информационных технологий).
Однако по-прежнему при проектировании документопотоков на практике, а также при разработке проектов нормативных и других актов, регламентирующих эту сферу, как правило, доминирует принцип подобия электронного и традиционного документов. При этом имеется в виду, что электронный документ отличается от бумажного лишь тем, что «информация на нем закреплена в электронно-цифровой форме». Из этого обычно делается вывод, что управленческий документооборот в электронной форме должен быть организован аналогичным образом с учетом также совместного применения бумажных и электронных документов в одних и тех же задачах и процессах управления.
Безусловно, определенную положительную роль такие взгляды сыграли в плане некоторого содействия расширению применения электронных документов, так как при решении вопросов нормативного регулирования не возводился жесткий «барьер» между традиционным и электронным документооборотом. Однако, на наш взгляд, этот подход был оправдан на тех стадиях, когда применение электронных документов носило локальный характер, а их количество было невелико. Сейчас этот подход себя исчерпал.
Подтверждением этому являются некоторые рекомендации о том, что, к примеру: визуально электронные документы должны выглядеть, как бумажные, при этом состав реквизитов и их расположение должны быть аналогичными; резолюции по результатам рассмотрения электронных документов должны оформляться на бумажном носителе или как отдельный электронный документ; целесообразно ведение единого реестра (журнала) для всех документов, а «по окончании календарного года… сгруппированные в электронные папки по тематике электронные документы должны переноситься на CD-диски» [169, с. 74–81]. Эти или им подобные формы и способы работы могут быть понятны работникам аппарата управления, привыкшим к бумажному документообороту. Вместе с тем такого рода рекомендации не учитывают реальные возможности современных систем и технологий электронного документооборота, а дальнейшее их применение на практике (не говоря уже о закреплении в нормативных документах) будет не просто сдерживать внедрение новых технологий работы, а будет означать возврат к старому (что нередко и происходит).
Принципиальное значение, на наш взгляд, имеет то, что за последние годы произошли качественные изменения в двух главных аспектах:
от использования компьютерной техники лишь для подготовки управленческих документов (по сути как более совершенного средства, заменяющего пишущую машинку) к возможности выстроить целостные технологии, основанные на применении электронных документов и электронного обмена информацией;
на этой основе осуществляется переход от применения отдельных документов на машинном носителе к массовому применению электронных документов.
С учетом этих обстоятельств необходимо скорректировать существующую или даже выстроить новую систему концептуальных положений, составляющих основу дальнейшего развития электронного документооборота.
Поэтому, на наш взгляд, важно дополнить приведенное выше сопоставление бумажных и электронных управленческих документов рядом характеристик, обусловленных более общими факторами их существования. К ним в первую очередь можно отнести следующие.
1. Связь документа с носителем информации. Важной характеристикой является дуализм документа – как содержащейся в документе информации и как материального носителя этой информации. Это в равной мере относится и к бумажным, и к электронным документам, но проявляется по-разному.
Бумажный документ от носителя информации неотделим. Каждый бумажный документ имеет свой носитель информации.
Электронный документ в силу своей физической природы имеет динамичный характер, не связан жестко с единственным носителем информации, существует в двух формах: пассивной (хранение) и активной (передача и обработка, в том числе визуализация для его восприятия человеком). Кроме того, если раньше можно было считать электронным документом (по аналогии с бумажным документом) соответствующим образом оформленную информацию, записанную, к примеру, на дискете, то в условиях применения современных информационных систем и технологий электронный документ как объект носит гораздо более сложный, многокомпонентный характер.
2. Форма представления информации. В бумажных документах, а также в кино– и фотодокументах информация представлена в форме, непосредственно воспринимаемой человеком (аналоговой форме, из-за чего такие документы, в отличие от электронных, иногда называют аналоговыми).
В электронном документе информация содержится не просто в электронно-цифровой форме. Существенно то, что эта информация не может непосредственно восприниматься человеком. Более того, электронная форма представления информации дает возможность выстраивать процессы ее обработки без участия человека, т. е. в зависимости от степени структурированности и формализации информации процесс работы с документами может быть максимально автоматизирован (к примеру, как это осуществляется в системах банковских электронных платежей и расчетов). При необходимости восприятия информации человеком она визуализируется на экране монитора (документ при этом приобретает также виртуальную форму) или путем распечатки на бумажном носителе (по образному выражению, получается «твердая копия»).
3. Представление метаданных документа. Метаданные бумажного документа могут отражаться на том же носителе информации.
Структура представления метаданных электронных документов в современных информационных системах носит принципиально иной характер, компоненты метаданных связаны с документом, но при этом они могут непосредственно не входить в его «тело». Метаданные документа в электронной среде должны быть четко определенными и отвечать более высоким требованиям, чем в процессах работы с бумажными документами. В ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008 констатируется, что электронная среда «.. требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов для идентификации, ввода, определения свойств и использования метаданных» и вместе с тем «предоставляет новые возможности для определения и создания метаданных» [40].
Можно отметить ряд других специфических характеристик, связанных с физической природой электронного документа, которые были предметом анализа в работах ученых – специалистов по вычислительной технике В.А. Гадасина и В.А. Конявского [89, 129]. Не углубляясь в рассмотрение специфических характеристик, отметим то обстоятельство, которое представляется наиболее общим. Это особенности среды существования (обращения и хранения) бумажных и электронных документов.
3. Среда существования документа. В отличие от бумажного документа, существующего в аналоговой физической среде (позволяющей непосредственно воспринимать документ как физический объект и зафиксированную информацию), электронный документ существует в электронной среде, создаваемой совокупностью программных и технических средств обеспечения информационных процессов. Понятия аналоговой и электронной среды ввиду их важности для осуществления электронного обмена информацией вошли в ГОСТ Р 52292—2004 [37]. Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной среды. Кроме того, последние годы отмечены появлением гибридных документов, содержащих на бумажном носителе фрагменты (например, штрих-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией), которые могут считываться интерфейсными устройствами [200]. Однако это не изменяет общей закономерности, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и о неэлектронных документах одновременно.
Приведем некоторые примеры, показывающие кардинальный характер указанных различий бумажного и электронного документов.
Так, в частности, при обсуждении нерешенных проблем в области электронного документооборота и организации хранения электронных документов высказываются критические замечания, что у нас в стране «…до сих пор нет ни одного федерального электронного архива» [192, с. 69], а также предложения о «.создании федерального государственного архива электронной документации в качестве полигона для апробации приемов и методов работы с этими документами» [115, с. 17].
При выработке решений в этой области важно принимать во внимание, что электронные документы, относящиеся к современным системам документооборота, невозможно передать на государственное хранение по аналогии с бумажными документами, т. е. просто как материальный носитель информации. Необходимо не только признавать сам факт существования этих документов в электронной среде, но и учитывать, что эта среда в целом создается и обеспечивается совокупностью программно-технических средств (которые находятся во владении не государственного архива, а конкретной организации), а также деятельностью службы сопровождения (входящей в структуру организации либо функционирующей на принципах аутсорсинга). Без наличия этих условий, как указано нами выше, не будет возможности ни найти документ, ни прочитать его, ни совершить с ним какие-либо действия. Это говорит о том, что нужны новые концептуальные подходы, в том числе в организационно-управленческой сфере.
Поэтому задача расширения применения электронного документооборота не может решаться только в русле развития программнотехнических средств (хотя само понятие «электронный документооборот» первоначально связывалось именно со средствами передачи информации) либо в русле юридических и документоведческих аспектов (без разработки которых невозможно дальнейшее совершенствование электронных документов и юридически значимое их применение и хранение).
Бесспорно, требуется сочетание этих направлений работы, их синхронизация. Вместе с тем кардинальные изменения в этой сфере связаны также с увязкой этих направлений, с разработкой и реализацией новых организационно-управленческих подходов, учитывающих взаимовлияние систем и технологий электронного документооборота и основных элементов системы управления.
Кроме того, возрастающий уровень системности (в сравнении с бумажными документами) требуется при решении задач защиты информации, содержащейся в электронных документах. Здесь недостаточно принимать меры только по защите носителя информации: с учетом динамического характера электронного документа, его существования в электронной среде в защите нуждается весь комплекс задействованных программно-технических средств, включая каналы связи.
Указанные факторы позволяют сделать ряд выводов, касающихся особенностей применения бумажных и электронных документов в сфере социально-экономического управления:
1. Различия электронного и бумажного документов носят многоаспектный, системный характер, что обусловлено особенностями не только носителя информации, но и формы представления информации и метаданных документа, а также различиями среды существования бумажных и электронных документов.
2. Бесперспективно строить работу с электронными управленческими документами, полностью уподобляя ее процедурам работы с бумажными документами. При общности основных стадий жизненного цикла бумажного и электронного документов особенности электронной среды создают принципиально новые возможности для их осуществления и требуют концептуальной разработки.
3. Современные системы электронного документооборота, по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, при этом также обеспечивается хранение комплекса метаданных, отражающих жизненный цикл документа.
4. Необходимо рассматривать электронные документы и электронный документооборот как качественно новое системное явление, связанное не только с технико-технологической, документоведческой и юридической составляющими, но и с развитием системы социально-экономического управления в целом.
С помощью компьютера
бумажный документ можно преобразовать
в электронную форму. У электронных
документов имеются очевидные преимущества
перед бумажными, например, снижение
затрат при создании или расширенные
возможности преобразования и пересылки.
Несмотря на бесспорные преимущества,
электронный документ не вытесняет
полностью бумажный, поэтому на практике
используют и различают различные виды
документооборота:
-
бумажный
документооборот
– все этапы документ проходит в
бумажной форме; -
бумажный
документооборот с использованием
автономных компьютеров
– стадия
создания
документов переносится на компьютер,
а остальные операции с документами
выполняются в бумажной форме; -
смешанный
документооборот
– подготовка,
передача и хранение документов
осуществляется на компьютерах,
объединенных в сеть, но юридическую
силу документ получает только в бумажном
виде; -
безбумажный
документооборот
– все
операции с документами, включая
электронно-цифровую подпись, производятся
в электронном виде.
На предприятии и
в организациях можно встретить все виды
документооборота, но преобладающим
является смешанный оборот документами,
который использует все преимущества
компьютерной техники за исключением
возможности электронно-цифровой подписи.
Дальнейшее развитие
и переход на более полный безбумажный
документооборот сдерживается по
нескольким причинам.
-
Бумажные
документы с оттиском печати и подписью
все еще необходимы для соблюдения
требований налогового, банковского,
судебного и другого законодательства. -
Электронно-цифровая
подпись утверждена на законодательном
уровне, но медленно внедряется в
практическую деятельность. -
Безбумажный
документооборот связан с необходимостью
введения дополнительных мер обеспечения
компьютерной безопасности.
Несмотря на
существующие ограничения, электронный
документ все шире внедряется в практическую
деятельность. При этом предприятия и
организации сталкиваются с необходимостью
рассылки и обмена большим количеством
электронных документов, как в рамках
предприятия, так и при внешнем обмене.
На небольшом предприятии документооборот
организуют обычно с помощью электронной
почты. На большом предприятии для работы
с электронными документами используются
системы автоматизированного
документооборота и делопроизводства
(САДД).
Автоматизированные
системы обеспечивают:
-
автоматическое
определение маршрута документа в
зависимости от его категории; -
рассылку
и быстрое прохождение документа в
сети; -
единую
адресную книгу для всех пользователей; -
единую
базу нормативов, словарей и классификаторов; -
потоковое
сканирование и копирование документов.
Компьютерные
программы, обеспечивающие автоматизированный
документооборот и делопроизводство,
относятся к САДД-продуктам. На рынке
представлен достаточно широкий выбор
этих программных продуктов, разработанных
как российскими, так и западными
компаниями.
Среди предлагаемых
программ каждое предприятие может
выбрать подходящий вариант, например,
для организации смешанного или полностью
электронного документооборота. Возможна
также «заточка» программы под конкретные
запросы заказчика.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Всего пятьдесят лет назад компьютеры представляли из себя громоздкие устройства, для обращения с которыми подчас действительно требовались уникальные навыки и познания в программировании. И объем их памяти не позволял хранить ничего «лишнего», соответственно, логично, что вся документация велась исключительно на бумаге. Но стали появляться привычные нам персональные компьютеры с операционной системой, не требующей от пользователя длительного обучения в обращении с ней, специальные программы, хранилища данных, сеть, мобильные устройства… А документация так и осталась бумажной.
Победит ли когда-нибудь электронный документооборот физические архивы? Кому актуально вести учет документации «на бумаге»? Что выбрать современной компании – электронку или папки и подшивки?
Немного терминологии
В статье будут использоваться сокращения, чтобы избежать громоздких речевых оборотов и избыточной канцелярщины:
- ЭДО – электронный документооборот;
- СЭД – система электронного документооборота;
- ЭП – электронная подпись;
- ЭД – электронный документ;
- ПО – программное обеспечение.
Время и деньги – достоинства ЭДО
Консалтинговая компания Siemens Business Services заинтересовалась тем, насколько продуктивен бумажный документооборот в сравнении с электронным.
Вот некоторые данные из их отчета:
- 60% распечатываемых документов оказываются в мусорной корзине к концу рабочего дня;
- 90% документов большую часть времени находятся «в пути», то есть, в процессе передачи от одного сотрудника другому и из одного отдела в другой. С введением ЭДО процесс «пути» документа – один клик для передачи в общую базу и необходимому коллеге;
- 20 раз в среднем копируется каждый внутренний документ – доработки, утеря, порча бумаги и еще множество причин, по которым один документ перепечатывают множество раз. Электронные документы позволяют вносить правки и редактировать их, и они не будут утеряны по пути с одного этажа на другой или испорчены случайно поставленной на папку чашкой кофе;
- 60% распечатываемых копий документов теряют актуальность в течение рабочей недели.
Всего около 6% своей прибыли компании тратят на поддержание бумажного документооборота. Многие говорят, что оплата установки и настройки СЭД и дальнейшей техподдержки – дело затратное, однако стоит предложить подсчитать расходы на бумагу, картриджи, содержание принтеров, и слова «на бумаге дешевле» становятся очень быстро развеиваемым мифом. В среднем компания от 50 до 100 сотрудников расходует 20-30 пачек бумаги, и уже даже эта цена эквивалентна или превосходит стоимость обслуживания многих СЭД, а если вспомнить про расходы на картриджи и замену принтеров…
Итого: электронный документооборот экономит время сотрудников, повышает производительность, снижает затраты на канцелярию, а также намного более экологичен, чем бумажный. Так почему же он еще не вытеснил традиционный документооборот или хотя бы не занял более глобальную нишу?
Недостатки ЭДО – кажущаяся простота и недоверие пользователей
Множество сотрудников самых «бумажных» отделов, а также лиц, непосредственно ответственных за закупку ПО и расходы – люди старшего возраста, и речь вовсе не об обучаемости – техподдержка СЭД и грамотные курсы во время внедрения системы эту проблему успешно решают. Основной преградой становится банальное недоверие, увы, диктуемое опытом. Первые версии многих известных программ, которые сейчас заметно облегчают расчеты и финансовое планирование на предприятиях, стабильностью похвастаться не могли, и если система «рушилась», то выручали именно старые-добрые бумажные архивы, по которым можно было все восстановить. К тому же, малые предприятия старались экономить и, к примеру, вместо 1С внедряли более дешевые программы, которые помимо означенной проблемы, попросту не отличались удобством и функционалом.
В предложении ввести на предприятии систему электронного документооборота такие сотрудники вычленяют именно негативные стороны, и это тоже часть здравого подхода – сопоставление потенциальной выгоды и рисков. Традиционные претензии к СЭД таковы:
- Лишняя дублирующая работа. Да, предприятие введет электронный документооборот, а вот поставщики, заказчики и многие госслужбы – нет. Итого, если в организации нет избыточной внутренней бюрократии, внешние документы все равно придется печатать. Хорошим примером служит работа некоторых налоговых отделений – они требовали отчетность на бумаге и на дискетах, причем во времена, когда формат дискет уже отмирал, и дисководы для них перестали входить в стандартную комплектацию ПК. То есть, служащие опасаются того, что придется вести работу в СЭД, а параллельно – еще и по старинке, и здесь уже ни о какой продуктивности речи не идет. Как ни парадоксально, одним из первых учреждений, настаивающих на введении СЭД и ЭП и активно их продвигающих, стала ФНС.
- Обучение и адаптация. Грамотное, централизованное обучение работе с СЭД предлагает практически каждая компания, производящая этот продукт. Однако и здесь есть пространство для скепсиса. К примеру, один из факторов – разный уровень пользователей. Порог обучения у пожилого бухгалтера, который освоил свои профессиональные программы, но может легко спасовать перед обычным веб-поиском, и у сотрудника техотдела, который вырос уже во время высоких технологий и привык к современным интерфейсам, будет разным. И если обучение, предлагаемое поставщиком ЭДО предполагает пару лекций в общей аудитории, то на порах внедрения авралов не избежать.
- Безопасность и сохранность данных. С бумажным архивом все просто – положил в сейф, запер на ключ, вот и вся сохранность, а компьютеры с важными данными можно просто не подключать к сети. Виртуальные хранилища, кажущаяся общедоступность документов – все это может вызывать ощущение ненадежности. Однако если о коммерческой тайне пекутся далеко не все, то второй вопрос безопасности данных звучит как: «А что будет, если программа сломается?» А заодно – легко ли ее сломать? Может ли обычный пользователь сделать нечто, что повредит системе? Могут ли удалиться данные во время сбоя? Как адаптирована программа при работе с нестабильной сетью? Как быстро среагирует техподдержка и какие сроки исправления сбоев? Увы, на практике организации-поставщики СЭД зачастую не отвечают на такие вопросы на своих сайтах и в коммерческих предложениях, боясь создать имидж ненадежной компании. По факту, эффект оказывается обратным – мало кто в нашей стране верит рекламе и исключительно хвалебным одам.
Эти опасения находятся «на поверхности», они просты и понятны, однако довольно быстро развеиваются. Введение СЭД на предприятии не должно быть спонтанным решением – необходимо внимательно изучить программы и обслуживание, которые предлагают поставщики, и лучше всего заранее допустить в инициативную группу, которая будет влиять на выбор, сотрудников ключевых подразделений, которым и предстоит работать с СЭД. Таким образом решится не только оценка системы, но также и понизится стресс от нововведений.
Можно ли обойтись без ЭДО?
В некоторых случаях действительно возможно обойтись без нововведений. К примеру, для небольшой фирмы, у которой практически отсутствует внутренний документооборот, вполне объяснимо и обосновано нежелание тратиться на введение новой системы. Однако все больше компаний стремится к избавлению от лишней бумаги, и, возможно, переход на ЭДО и в этом случае окажется всего лишь вопросом времени.
Также бумажный документооборот остается уделом предприятий, связанных с повышенной секретностью – перед целенаправленной хакерской атакой не может устоять даже виртуальная оборона Пентагона, а вот доступ к архивам получить намного сложнее. Однако СЭД, как и любое технологичное решение в наше время, довольно быстро эволюционируют – на бытовом уровне достаточно оценить развитие сайта Госуслуг за последние годы, который в первое время своей работы «прославился» сбоями и накладками, однако сейчас позволяет свести к минимуму не только бумажную волокиту, но и необходимость стоять в очередях.
Пока в России преобладает смешанный документооборот – многие важные документы предпочитают все же подшивать в архивы, однако средние и крупные компании активно внедряют ЭДО и стремятся пользоваться надежными системами и онлайн-сервисами. Будущее определенно за электронным документооборотом, но к его внедрению требуется комплексный и продуманный подход, а также значительное время на адаптацию.
А вот кому действительно не обойтись без электронной документации и печати – так это активным участникам торгов и госзакупок. Электронная подпись и документы позволяют крайне эффективно участвовать в тендерах, не говоря уже о том, что только они открывают доступ к электронным торговым площадкам. ЭП и подготовленные блоки документов позволяют намного быстрее получить доступ к выгодным заказам, а также к банковской гарантии, кредитным продуктам и многим выгодным предложениям от сотрудничающих с ЭТП банков. К тому же, руководителю для принятия решений касательно торгов нет нужды просиживать в офисе или тратить время на личные походы по инстанциям – ЭДО прекрасно позволяет не упустить выгодное предложение из любой точки мира, где есть мобильный интернет.
Вопрос здоровья
Ну, и о злободневном – на март-апрель 2020 года, когда пандемия COVID-2019 все еще бушует в мире, а в России принимаются строгие превентивные меры, чтобы сохранить количество заболевших на низком уровне, многие компании с поощрения государства переводят сотрудников на удаленную работу. Сколько продлится неблагоприятная для здоровья ситуация в мире – пока неясно, и, согласно некоторым прогнозам эпидемиологов, карантин распространится на всю весну. Организации с налаженным и «обкатанным» ЭДО переводят своих сотрудников на удаленную работу без особенных проблем, позволяя не пользоваться им общественным транспортом и не находиться в людных местах, чтобы не рисковать здоровьем своим и коллег. Организации же с исключительно бумажным оборотом или смешанным со слабо используемым ЭДО сейчас находятся в затруднительном положении.
Можно привести и более тривиальные примеры, которые затрагивают проблемы со здоровьем вне условий повышенной общей опасности – к примеру, сотрудник с переломом ноги не может посещать офис долгое время, но по факту многие рады были бы вернуться к работе раньше снятия гипса и полного восстановления подвижности, и ЭДО может решить эту проблему для многих подразделений персонала. Также сами возможности отлаженного удаленного доступа в целом позволяют более широко подходить к подбору персонала и в потенциале расширят возможности получать достойную работу инвалидам и людям с хроническими заболеваниями, которым непросто ежедневно посещать офис, но компетенция которых не вызывает сомнений.
Развитие технологий всегда движется в сторону доступности, легкого понимания и упрощения – и уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем и позволяет увеличивать продуктивность работы предприятия. И при активной поддержке государством повсеместное введение электронного документооборота – не вопрос вероятности, но вопрос времени.
Для обсуждения этой статьи и оперативного получения информации по теме закупок
присоединяйтесь к нам в соц. сетях
VK
Youtube